Menu

FilArkiv

En brugervenlig og fremtidssikret arkivløsning

FilArkiv er et let tilgængeligt og brugervenligt digitalt arkivsystem, der effektivt håndterer arkivering, søgning og visning af scannede og elektroniske dokumenter.

FilArkiv er velegnet til alle typer digitalt materiale, hvad enten der er tale om kommunale byggesager, personalesager, kundesager, arkivalier eller anden dokumentation, der skal gøres tilgængelig for eftertiden.

Hosting eller on-premises

FilArkiv kan leveres som enten en Private Cloud-løsning hostet i professionelt hostingcenter i Danmark, hvor JO Informatik står for hosting og drift af systemet, eller som en on-premises løsning, der afvikles på jeres egne servere.

Service og support

En FilArkiv-løsning er omfattet af fuld service og support, herunder en SLA-aftale omhandlende oppetider, support og fejlretning.

FilArkiv funktionalitet

Siden 2007, hvor vi lancerede FilArkiv, har vi udviklet en række nye moduler og udvidet FilArkiv med ny funktionalitet. Nedenfor er vist et udpluk at de vigtigste.

FilArkiv PDF Værktøj giver mulighed for online redigering af PDF dokumenter. PDF dokumenter redigeres direkte i FilArkiv, dvs. du behøver ikke en Adobe Pro eller tilsvarende for at kunne foretage ændringer i PDF dokumenter.

Med PDF Værktøjet kan du lave effektiv og sikker ekstrahering eksempelvis i forbindelse med en aktindsigt, eller hvis der skal fjernes følsomme oplysninger eller personnumre.

FilArkiv kan integrere mod en række ESDH og fagsystemer, herunder SBSYS, KMD Structura Byggesag, Formpipe Acadre, Fujitsu e-Doc, Consit FICS, GeoKon/GeoEnviron, GEOGRAF/Byggesag og ViaWorks (Norge). 

FilArkiv udstiller metadata fra arkiverne via OGC standarderne Web Map Service (WMS) og Web Feature Service (WFS). Det betyder, at 3. part systemer med kortvisning (GIS) nemt kan integrere mod FilArkiv.

Eksempler på anvendelse af FilArkiv GIS Integration er almindelig "geografisk søg i kort" eller en "konfliktsøg i kort" baseret på en række forskellige brugerdefinerede filtre.

I FilArkiv er det desuden muligt at programmere knapper, der linker til eksterne GIS- og kortløsninger.

Mange sager i FilArkiv kan fremsøges ved at søge på metadata såsom ejendomme, matrikel og adresse i et klassisk søgeskærmbillede. Hvis sagerne omhandler flere ejendomme eller et større geografisk område, der ikke kan angives med metadata beskrevet ovenfor, så er det muligt at stedfæste sagerne med angivelse af en geografi.

Typisk vil fællessager i større boligområder eller vejsager blive stedfæstet med Geokoder værktøjet.

De almindelige søgefunktioner i FilArkiv er udformet således den geografisk udstrækning indgår i alle søgninger.

FilArkiv kan konfigureres til at OCR-fortolke alle arkiverede dokumenter. Det betyder at alle dokumenter der uploades til FilArkiv automatisk kontrolleres i forhold til OCR. Den unikke avancerede "OCR-efterbrænder" teknologi sørger for at sider eller dele af sider i PDF, der ikke er OCR-behandlet, bliver OCR-behandlet.

Vi tilbyder også ovenstående funktionalitet i et Web-API til brug i eksterne systemer. Dette Web-API indgår i FilArkiv Online Web API'et.

FilArkiv har indbygget funktionalitet til at screene arkiv-sagerne for følsomme oplysninger. Alle dokumenter der uploades til FilArkiv bliver screenet automatisk. Når der detekteres følsomme ord i dokumenter vises oplysningerne på fejllister, således at sagerne nemt kan fremfindes igen og blive kontrolleret manuelt.

OCR Screening arbejder med OCR tekster når det gælder scannet materiale.

FilArkiv understøtter en række forskellige Single Sign-on systemer, herunder Microsoft Active Directory, AD FS, NemID og NemLog-in.

Arkiver der indeholder oplysninger om adresser og ejendomme kan med stor fordel benytte modulet adressebeskyttelse og beskyttede ejendomme.

Modulet anvendes til at håndtere om specielle sager skal være tilgængelige i den borgervendte FilArkiv. I fagtermer kaldet "Undtaget for offentlighed".

I FilArkiv lagres dokumenter primært i PDF-formatet. Det betyder at andre dokument typer skal konverteres til PDF før filerne indlæses i FilArkiv.

Vi tilbyder en række ydelser i forbindelse med dokumentkonverteringsopgaver. Kontakt os for yderligere oplysninger. 

Vi går meget op i at dokumenter og metadata i FilArkiv har en høj kvalitet. FilArkiv er der mulighed for opsætning af en række kontrolkørsler der eksempelvis kan anvendes i en kvalitetssikring af arkivets indhold.

Et eksempel er FilArkiv Byggesag, der indeholder dokumenter og dokument-metadata med ejendomsoplysninger, og oplysninger der beskriver sagen. Hver dag kontrolleres metadata mod de gældende ejendomsdata fra BBR, ESR og DAR.

FilArkiv er godkendt som it-system, der understøtter afleveringsformatet beskrevet i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010. Dataudtræk fra FilArkiv opfylder således SIARD DK standarden.

Vi vil løbende videreudvikle FilArkiv således at SIARD og andre arkiveringsformater understøttes.

Løsninger med FilArkiv

FilArkiv er meget alsidigt når det gælder skræddersyede arkivløsninger. Nedenfor er vist en række eksempler på arkivløsninger baseret på FilArkiv.

33 kommuner i Danmark og 3 kommuner i Norge anvender FilArkiv til digitaliserede byggesager. For at styrke selvbetjening og høste digitaliseringsgevinster har mange tillige valgt at give borgere og erhvervsliv fri online adgang fra alle platforme til deres FilArkiv.

Vejsager

Olietanksarkiv

FilArkiv anvendes til matrikulære arkivalier i Frederiksberg Kommune og i Geodatastyrelsen.

Fredede Bygninger og sager om Fortidsminder

Aktindsigt

FilArkiv er et registreret varemærke ejet af JO Informatik.

Book et møde

Fang salgskonsulent June Matthisson på 31 68 18 57 eller
june@jo-informatik.dk og hør, om FilArkiv er den rette løsning for Jer.