PDF-indholdsblokker er en ny unik softwareløsning fra JO Informatik, der gør det væsentligt nemmere for kommuner og private virksomheder at efterleve GDPR-lovgivningen, når borgere, virksomheder og andre myndigheder downloader PDF-dokumenter fra webarkiver og internettet.
Løsningen PDF-indholdsblokker:
- Giver mindre administration
- Giver bedre borgerservice
- Gør det lettere for byggesagsarkiver at overholde Datatilsynets seneste GDPR-retningslinjer ved at skjule mailadresser og telefonnumre over for borgerne i byggesagsarkivet.
Indtil videre har 32 kommuner erhvervet sig løsningen, og flere ser ud til at være på vej.
Datatilsynets nye praksis
Fra 1. januar 2022 vil Datatilsynet ikke tillade, at e-mailadresser og telefonnumre er synlige i de dokumenter, der hentes fra offentligt tilgængelige webarkiver, inkl. kommunale byggesagsarkiver.
Kravet gælder nye dokumenter fra 1. januar 2022 og fremefter.
Bedre borgerservice og mindre administration
For lettere og mere systematisk at kunne håndtere dette, kan kommuner med PDF-indholdsblokker i realtid screene og rense de PDF-dokumenter, borgerne og professionelle downloader fra byggesagsarkiver – Men uden at der bliver ændret i dokumenternes digitale originaludgaver.
De steder, hvor der i PDF-dokumenterne optræder telefonnumre eller mailadresser på eksempelvis borgere, er oplysningerne således fuldstændigt fjernet og erstattet med en orange boks.
Disse kommuner bruger indholdsblokkeren fra JO Informatik
- Ballerup Kommune
- Brøndby Kommune
- Brønderslev Kommune
- Dragør Kommune
- Egedal Kommune
- Fredericia Kommune
- Frederiksberg Kommune
- Haderslev Kommune
- Hedensted Kommune
- Helsingør Kommune
- Herning Kommune
- Horsens Kommune
- Ishøj Kommune
- Jammerbugt Kommune
- Kolding Kommune
- Københavns Kommune
- Lolland Kommune
- Odder Kommune
- Odsherred Kommune
- Ringkøbing-Skjern Kommune
- Roskilde Kommune
- Rudersdal Kommune
- Silkeborg Kommune
- Skanderborg Kommune
- Sorø Kommune
- Vesthimmerlands Kommune
- Viborg Kommune
- Vordingborg Kommune
- Aarhus Kommune
- Allerød Kommune
- Nordfyns Kommune
- Norddjurs Kommune
Erfaringer fra Egedal Kommune
I mere end to år har Egedal Kommune brugt FilArkiv som platform til sit digitale byggesagsarkiv. Kommunen har derfor haft god mulighed for at afprøve, hvor godt modulet PDF-indholdsblokker er til at skjule mailadresser og telefonnumre, når borgere downloader dokumenter fra byggesagsarkivet.
Historien
Egedal valgte at skifte til FilArkiv. Systemskiftet blev gennemført ved, at JO Informatik modtog alle filer fra det gamle system og lagde dem ind i FilArkiv.
I FilArkiv blev der foretaget en screening for mulige cpr-numre og personfølsomme oplysninger.
”Det var en kæmpe fordel, at dokumenterne blev screenet, så vi ikke selv skulle gennemgå det. Og vi er nu på mere sikker grund, hvis nogen beder om at få genåbnet en lukket sag. En anden god ting er, at vi kan genkalde alle oplysninger fra de originale digitale dokumenter, mens fyord og personoplysninger bliver fjernet digitalt i den kopi, som borgeren får udleveret,” siger Leif Bjerring, og fortsætter:
”Og når vi får aktindsigtssager på byggeområdet, kan vi køre dokumenterne gennem systemet og redacte det, der skal skjules.”
Egedal Kommune opererer også med en hvidliste, som er ord, der ikke skal skjules såsom kommunens egne telefonnumre og mailadresser. Her kan man fx bede systemet om ikke at skjule mailadresser, der slutter på ”egekom.dk”, som er kommunens eget internet domænenavn.